郑州市中原区法院高度重视档案管理工作,在实践中不断加强领导,更新创新观念,完善措施,规范管理,有效地促进了档案管理工作。
一是推出了“十分钟服务”承诺制。在收到有关单位办案人员、委托代理人查阅档案的批准手续后十分钟内调出归档卷宗,并为查阅者抄录、复印案卷内有关材料提供最大便利。
二是科学管理,严把“三关”。档案人员按照档案管理的要求逐份检查,检查档案盒标注的名称、内容是否正确,案卷封皮填写是否正确,案卷数是否正确等等,仔细查找档案管理上存在的薄弱环节,不放过任何“蛛丝马迹”,对存在问题的案卷通知承办法官逐一整改和修正;对各庭室或个人的归档情况定期进行登记,对未交卷宗的个人或庭室每月进行排查登记,对上交案卷逐件验收,不符合质量要求的,必须按要求整理,直至验收合格;对已归档的全部检查,按要求归类、装订,并更换卷盒。除立卷、归档、上架需严格按章办事外,借阅卷、复印等也同样按审批制度进行。
三是加快档案管理现代化进程,提高服务效果。为了充分发挥档案的潜在作用,方便利用,该院档案室编制了档案检索工具,实行目录检索、卡片检索、微机检索三套行之有效的检索方案;对全部档案实行计算机管理,且力争将整理归档的案卷进行一分钟之内快速查阅,从而为各个庭室及兄弟政法机关工作人员、律师等提供良好的档案服务,把“死档案”变成了“活资料”。
四优化档案室的管理环境。该院先后为档案室购置了防虫、防潮、防鼠、防光设备,按时清洁卫生,测量温度,使档案安全管理得到了有效保障,从而进一步优化了档案室的管理环境。